Chatbot
Chatbot to asystent tekstowy na Twojej stronie, który odpowiada na pytania klientów w oparciu o wiedzę, którą sam mu podajesz: FAQ, opisy produktów, zasady zwrotów. Dzięki temu trzyma się faktów, a gdy czegoś nie wie, mówi to wprost, zamiast zmyślać. Bazę wiedzy budujesz i testujesz sam, a gotowe okienko czatu uruchamiamy dla Ciebie po naszej stronie.
Do czego służy
- Dla kogo: zespoły obsługi, sprzedaży i marketingu, które chcą odpowiadać na powtarzalne pytania klientów bez ręcznej pracy.
- Użyj tego, gdy: klienci wciąż pytają o to samo (dostawa, zwroty, godziny, dostępność) i chcesz, żeby strona odpowiadała im od razu, Twoim językiem i na podstawie Twoich faktów.
- Jeśli wolisz odbierać telefony i umawiać wizyty głosem, zamiast tego użyj modułu Voice agent.
Info
Chatbot odpowiada wyłącznie na podstawie tego, co mu dasz: Twoich dokumentów i ogólnego profilu firmy. Gdy w bazie brakuje odpowiedzi, mówi, że nie wie — nie wymyśla cen ani zasad.
Zanim zaczniesz
- Uprawnienia: rola z prawem korzystania z usług (member i wyżej). Zarządzanie bazą wiedzy i pobranie fragmentu kodu na stronę może wymagać roli z prawem zarządzania ustawieniami.
- Włączony moduł: „Chatbot" musi być aktywny dla Twojej firmy. Jeśli nie widzisz go w menu, skontaktuj się z opiekunem WebImpact.
- Co przygotować: krótkie, konkretne treści do wklejenia zwykłym tekstem — osobno zwroty, osobno dostawa, osobno godziny otwarcia. Nie musisz mieć wszystkiego naraz; bazę uzupełniasz na bieżąco.
Jak korzystać z modułu
- W menu firmy otwórz Chatbot.
- Zbuduj bazę wiedzy — dodawaj dokument po dokumencie. Każdy ma tytuł i treść wklejaną zwykłym tekstem. Najlepiej działają krótkie, tematyczne wpisy (jeden temat = jeden dokument).
- Przetestuj asystenta w oknie rozmowy — pisz pytania tak, jak zadałby je klient. Na start masz kilka gotowych podpowiedzi do kliknięcia. To okno służy do testów: rozmowa nie zapisuje się i po odświeżeniu strony zaczyna od nowa.
- Poprawiaj bazę na podstawie odpowiedzi — jeśli asystent odpowiada ogólnie albo mówi, że nie wie, dopisz brakującą informację jako nowy dokument. Nieaktualne wpisy usuwaj. Zmiana działa od razu, przy kolejnym pytaniu.
- Osadź czat na stronie — gdy odpowiedzi Cię zadowalają, w panelu czeka gotowy fragment kodu do wklejenia na stronie. Przekaż go osobie, która się nią opiekuje. Samo okienko czatu uruchamiamy po naszej stronie, więc daj nam znać, kiedy ma ruszyć.
Wskazówka
Pierwszy raz w tym module? Uruchom Tour (przycisk „?" w panelu) — pokaże ekran krok po kroku. Ta strona domyka to, czego Tour nie obejmuje: budowanie bazy, limity i rozwiązywanie problemów.
Skąd chatbot bierze odpowiedzi
| Źródło | Co wnosi | Kto to ustawia |
|---|---|---|
| Twoja baza wiedzy | Konkretne fakty: FAQ, zwroty, dostawa, godziny, dostępność | Ty — dokument po dokumencie |
| Profil firmy | Ogólny kontekst: czym się zajmujecie, co sprzedajecie, jakim językiem mówicie do klientów | WebImpact po naszej stronie |
Uwaga
Zwięzła baza sprawdza się lepiej niż obszerna — asystent sięga przede wszystkim po najnowsze wpisy. Usuwaj nieaktualne dokumenty, żeby nie podawał starych cen ani zasad.
Baza wiedzy — dobre praktyki
- Jeden temat = jeden dokument. Osobno zwroty, osobno dostawa, osobno godziny. Łatwiej się w tym połapać i łatwiej aktualizować.
- Pisz krótko i konkretnie. Zamiast długiego regulaminu — zwięzła odpowiedź na pytanie, które faktycznie zadają klienci.
- Aktualizuj na bieżąco. Zmieniły się ceny albo zasady? Popraw dokument. Zmiana obowiązuje od następnego pytania.
- Testuj po każdej zmianie. Zadaj w oknie rozmowy pytanie, które wcześniej wypadało słabo, i sprawdź, czy nowy dokument pomógł.
Limity i uwagi
- Okno testowe nie zapisuje rozmów. Po odświeżeniu strony zaczyna od nowa — służy tylko do sprawdzania odpowiedzi.
- Uruchomienie na stronie po naszej stronie. Fragment kodu wkleja Twoja firma, ale samo okienko czatu włączamy my — daj znać, kiedy ma być widoczne dla klientów.
- Dane osobowe: treści, które klienci wpiszą w rozmowie, podlegają zasadom RODO.
Częste problemy
| Objaw | Przyczyna | Co zrobić |
|---|---|---|
| Asystent odpowiada ogólnie albo „nie wiem" | Brakuje dokumentu z tą informacją | Dopisz brakującą wiedzę jako nowy dokument i przetestuj ponownie |
| Podaje starą cenę lub nieaktualne zasady | W bazie został przestarzały wpis | Usuń lub popraw ten dokument — zmiana działa od razu |
| Nie widzę modułu w menu | Usługa nieaktywna dla firmy | Poproś WebImpact o włączenie „Chatbota" |
| Nie mogę zarządzać bazą ani pobrać kodu | Brak roli z prawem zarządzania ustawieniami | Poproś o odpowiednie uprawnienie opiekuna WebImpact |
| Mam kod, ale czatu nie ma na stronie | Okienko czatu uruchamiamy po naszej stronie | Napisz do nas, kiedy ma ruszyć — włączymy je dla Ciebie |
Powiązane strony
- Voice agent — ta sama wiedza o firmie, ale przez telefon i z umawianiem wizyt.
- Bezpieczeństwo i RODO — jak chronimy treści rozmów i dane klientów.
- Organizacje i workspace — gdzie w panelu firmy znajdziesz swoje moduły.