Polityka prywatności

1. Administrator danych i role w przetwarzaniu

Administratorem danych osobowych w rozumieniu RODO jest [DO UZUPEŁNIENIA: pełna nazwa i forma prawna spółki], z siedzibą pod adresem [DO UZUPEŁNIENIA: adres siedziby], wpisana do rejestru pod numerem [DO UZUPEŁNIENIA: numer KRS lub innego właściwego rejestru], NIP [DO UZUPEŁNIENIA: NIP] (dalej: „WebImpact”, „my”, „nas”).

WebImpact występuje w dwóch różnych rolach, zależnie od kategorii danych. W odniesieniu do danych kont, danych rejestracyjnych, danych logowania oraz danych o korzystaniu z platformy przez Użytkowników — WebImpact jest administratorem tych danych i samodzielnie określa cele oraz sposoby ich przetwarzania.

W odniesieniu do danych, które Klient (firma korzystająca z platformy) wprowadza lub generuje w swoim wyodrębnionym workspace na temat swoich własnych klientów lub kontrahentów — na przykład leadów i danych kontaktowych pozyskanych w rozmowach telefonicznego agenta głosowego, treści rozmów chatbota, danych zawartych we wgrywanych dokumentach czy danych kadrowych pracowników Klienta — WebImpact działa jako podmiot przetwarzający (procesor) na zlecenie i w imieniu Klienta. W takim przypadku administratorem tych danych jest Klient, a WebImpact przetwarza je wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta, na podstawie zawartej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA).

Jeżeli jesteś osobą, której dane trafiły do platformy za pośrednictwem jednego z naszych Klientów (np. jako osoba dzwoniąca do firmy korzystającej z agenta głosowego), administratorem Twoich danych jest ten Klient, a niniejsza Polityka opisuje jedynie zakres, w jakim WebImpact przetwarza te dane jako procesor. W sprawach dotyczących takich danych właściwym adresatem żądań jest w pierwszej kolejności ten Klient.

2. Kontakt w sprawie danych osobowych

We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz realizacji przysługujących Ci praw możesz skontaktować się z nami pod adresem e-mail: [email protected] lub korespondencyjnie na adres siedziby WebImpact.

[DO UZUPEŁNIENIA: dane kontaktowe inspektora ochrony danych (IOD), jeżeli został wyznaczony — imię i nazwisko, adres e-mail; w przeciwnym razie sekcję można pominąć].

3. Zakres przetwarzanych danych

Zakres przetwarzanych danych zależy od sposobu korzystania z platformy oraz od tego, które moduły zostały włączone dla danej firmy. Przetwarzamy w szczególności następujące kategorie danych:

• Dane konta i profilu — imię i nazwisko, służbowy adres e-mail, przypisana firma (workspace) oraz rola Użytkownika decydująca o zakresie dostępu.
• Dane logowania i uwierzytelniania — dane niezbędne do bezpiecznego logowania, w tym w przypadku logowania za pośrednictwem konta Google (adres e-mail oraz podstawowe dane identyfikacyjne przekazywane przez dostawcę logowania); haseł nie przechowujemy w postaci jawnej.
• Dane o korzystaniu z platformy — informacje o aktywności w panelu, wykorzystaniu modułów i limitów, zdarzenia zapisywane w dzienniku audytu oraz podstawowe dane techniczne (np. znaczniki czasu operacji).
• Treści wgrywane i generowane — materiały wprowadzane przez Użytkownika (np. zdjęcia produktów, pliki referencyjne, briefy, dokumenty wiedzy) oraz wyniki generowane przez platformę, zapisywane w Bibliotece zasobów firmy.
• Dane związane z agentem głosowym i chatbotem (gdy moduł jest włączony) — zapisy i podsumowania rozmów, transkrypcje, numery telefonu oraz dane niezbędne do oddzwonienia lub obsługi zgłoszenia, a także dane leadów przekazane w trakcie rozmowy.
• Dane kadrowe (gdy moduł kadrowy jest włączony) — dane pracowników Klienta dotyczące czasu pracy, ewidencji obecności oraz wniosków urlopowych i nieobecności.
• Dokumenty wiedzy i materiały kontekstowe — dokumenty i informacje, które Klient dodaje w celu zasilenia modułów wiedzą o swojej firmie.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach, na następujących podstawach prawnych:

• Świadczenie usługi i wykonanie umowy — założenie i utrzymanie konta, udostępnianie włączonych modułów, generowanie i przechowywanie wyników w Bibliotece zasobów oraz obsługa Użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Prawnie uzasadniony interes administratora — zapewnienie bezpieczeństwa platformy i danych, zapobieganie nadużyciom, prowadzenie dziennika zdarzeń i audytu, rozwój i doskonalenie usługi oraz dochodzenie lub obrona ewentualnych roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Zgoda osoby, której dane dotyczą — w zakresie, w jakim jest ona wymagana dla danej czynności; zgodę można w każdej chwili wycofać bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
• Wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na administratorze — w zakresie wynikającym z przepisów, którym podlegamy (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
• W zakresie danych przetwarzanych jako procesor na zlecenie Klienta podstawę i cel przetwarzania określa Klient jako administrator; przetwarzamy je zgodnie z jego poleceniami i umową powierzenia (DPA).

5. Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające (podprocesorzy)

W celu świadczenia usługi korzystamy z zaufanych dostawców zewnętrznych, którzy przetwarzają dane wyłącznie w naszym imieniu, na podstawie zawartych umów powierzenia i tylko w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi. Odbiorców opisujemy kategoriami:

• Dostawcy modeli AI — przetwarzający treści przekazane do wygenerowania wyniku (np. tekstu, obrazu, wideo, głosu).
• Dostawcy infrastruktury chmurowej — w zakresie hostingu aplikacji oraz przechowywania plików i danych (storage).
• Dostawca uwierzytelniania — w zakresie obsługi logowania i zarządzania tożsamością.
• Dostawca poczty — w zakresie wysyłki wiadomości transakcyjnych i powiadomień.
• Dostawcy narzędzi do monitorowania błędów i utrzymania niezawodności usługi.
• Doradcy i usługodawcy wspierający nas w prowadzeniu działalności (np. obsługa prawna, księgowa), w niezbędnym zakresie.

6. Lista podprocesorów

Nie ujawniamy w treści niniejszej Polityki nazw handlowych konkretnych dostawców. Aktualną, pełną listę podprocesorów udostępniamy na żądanie; stanowi ona również załącznik do umowy powierzenia przetwarzania danych (DPA). Aby ją otrzymać, skontaktuj się z nami pod adresem [email protected].

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

Część naszych dostawców może przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takich przypadkach zapewniamy, że przekazanie odbywa się na podstawie odpowiednich mechanizmów przewidzianych w RODO — przede wszystkim standardowych klauzul umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską, uzupełnionych w razie potrzeby o dodatkowe środki bezpieczeństwa, albo na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony.

Informacji o zabezpieczeniach zastosowanych do konkretnego transferu udzielamy na żądanie, pod adresem [email protected].

8. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowujemy tak długo, jak jest to niezbędne do świadczenia usługi oraz przez okres wymagany przepisami prawa lub uzasadniony potrzebą dochodzenia albo obrony roszczeń.

• Dane konta i związane z nim treści — przez czas obowiązywania umowy oraz utrzymywania konta; po jego usunięciu dane są usuwane lub anonimizowane, z zastrzeżeniem danych, które musimy zachować na podstawie przepisów.
• Dane osobowe zawarte w zapisach i logach rozmów agenta głosowego oraz chatbota — przez ograniczony czas niezbędny do realizacji celu, po czym są usuwane; retencja może być konfigurowana zgodnie z ustaleniami z Klientem będącym administratorem tych danych.
• Wyniki w Bibliotece zasobów oraz dane kadrowe — przez okres korzystania z odpowiednich modułów lub zgodnie z poleceniami Klienta jako administratora.
• W każdej chwili możliwy jest eksport oraz usunięcie danych z poziomu panelu, w zakresie udostępnionym przez funkcje platformy.

9. Prawa osoby, której dane dotyczą

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:

• Prawo dostępu do danych oraz uzyskania ich kopii.
• Prawo do sprostowania (poprawienia) danych nieprawidłowych lub niekompletnych.
• Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) w przypadkach przewidzianych w RODO.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania.
• Prawo do przenoszenia danych, w tym ich eksportu w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie.
• Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie.
• Prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed cofnięcia.
• Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).
• Aby skorzystać z powyższych praw, napisz do nas na adres [email protected]. Część uprawnień — w szczególności eksport oraz usunięcie danych — możesz zrealizować samodzielnie z poziomu panelu. Jeżeli dane, których dotyczy żądanie, przetwarzamy jako procesor na zlecenie Klienta, przekażemy Twoje żądanie właściwemu administratorowi (Klientowi) lub poprosimy o skierowanie go bezpośrednio do niego.

10. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę danych osobowych adekwatną do ryzyka, w tym:

• Izolacja danych pomiędzy firmami — każda firma korzysta z odrębnego, odizolowanego workspace i ma dostęp wyłącznie do własnych danych oraz włączonych dla niej modułów.
• Kontrola dostępu oparta na rolach — zakres uprawnień Użytkownika wynika z przypisanej mu roli, zgodnie z zasadą minimalizacji dostępu.
• Dziennik zdarzeń i audytu — kluczowe operacje są rejestrowane, co umożliwia rozliczalność i wykrywanie nieprawidłowości.
• Szyfrowanie w transmisji — dane przesyłane pomiędzy Twoim urządzeniem a platformą są chronione za pomocą szyfrowanych połączeń.
• Ograniczony dostęp personelu — dostęp do danych mają wyłącznie upoważnione osoby, w zakresie niezbędnym do wykonywania obowiązków.

11. Pliki cookie i sesja

Platforma wykorzystuje niezbędne pliki cookie oraz mechanizmy sesji, konieczne do prawidłowego działania usługi — w szczególności do utrzymania stanu zalogowania i bezpieczeństwa sesji Użytkownika. Bez tych plików logowanie i korzystanie z panelu nie byłoby możliwe.

Niezbędne pliki cookie nie wymagają zgody, ponieważ służą wyłącznie świadczeniu żądanej usługi. Jeżeli w przyszłości wprowadzimy pliki cookie o charakterze analitycznym lub marketingowym, będą one stosowane wyłącznie na podstawie odrębnej zgody.

12. Zmiany Polityki prywatności

Niniejsza Polityka może być okresowo aktualizowana, w szczególności w związku ze zmianami w funkcjonowaniu platformy, zakresie usług lub obowiązujących przepisach. O istotnych zmianach będziemy informować w odpowiedni sposób, np. za pośrednictwem platformy lub wiadomości e-mail.

Aktualna wersja Polityki jest zawsze dostępna w ramach platformy. Zachęcamy do okresowego zapoznawania się z jej treścią.

13. Kontakt i data wejścia w życie

W sprawach związanych z niniejszą Polityką prywatności oraz ochroną danych osobowych prosimy o kontakt pod adresem e-mail: [email protected]. Prawem właściwym dla niniejszej Polityki jest prawo polskie.

Data wejścia w życie: [zostanie uzupełniona przy publikacji].